Наталья Медведкова:
«Выигрывать — это не мотивация, а работа»

Я начала заниматься тендерами в 2005 году, когда эта практика только стартовала в государственном масштабе. Я переехала в Москву, искала работу и увидела объявление: «требуется специалист по тендерам». В словаре Ожегова я прочла, что тендер — это металлоконструкция или задняя часть паровоза. И пошла на собеседование.

Уже в разговоре с HR я узнала, что таких специалистов еще не существует, как и образовательных программ, и курсов. Так я попала в эту сферу и осталась в ней на 20 лет.

В 2005 году все тендеры были на бумаге: объявления о них публиковали в газетах. При подготовке на участие заявки и все прочие документы печатали и собирались в бумажном виде в конверт. Относить их тоже приходилось «ногами», совсем не так, как сейчас. Мы продавали в первую очередь оборудование и его обслуживание.

Объемы подач тоже были совсем другими. Собрать 10 тендеров за месяц считалось удачей. Такое впечатление, что это было 100 лет назад.

С техникой нет той гибкости, которая есть с людьми. Конечно, если нужен Java-разработчик, то специалист по 1С не подойдет, но все зависит от того, как преподнести опыт.

Товар имеет четкие характеристики: размер, цвет, мощность. Ты не можешь сказать, что сегодня он работает от сети в 220 В, а завтра может подстроиться под 200: «по средам он такой».

Товар исчезает, вспомните санкции. Конечно, и с людьми есть нюансы, но мы любим эту работу.

До Selecty я работала в Softline, уже была наработана репутация.
Один знакомый общался с другим знакомым, который работал с Selecty и порекомендовал меня.

Я поговорила с руководителем Selecty, и оказалось, что они уже спросили обо мне в прошлой компании, где я работала еще до декрета. Там меня вспомнили и дали хорошую рекомендацию. Удивило, что через столько лет они обо мне не забыли. 

Нет. Почти 20 лет я в тендерах, и думала, что видела все, но здесь я до сих пор удивляюсь. Многие из моих коллег думают также. Когда я работала в других компаниях, процесс принятия решений был растянут: пока все бумаги уйдут, пока вернутся. А здесь руководство гораздо ближе.

Иногда это больше похоже на дружескую вечеринку, чем на работу. Работа делается просто, но все равно с азартом и весело. Мы участвуем в тендерах, выигрываем крупные конкурсы. Иногда страшно, но что теперь, проиграть? Как в детской песенке про школу — «Учиться нужно весело, чтоб хорошо учиться!»

Тендеры — это всегда про команду. Тендерный специалист должен быть немного юристом, кадровиком, бухгалтером, должен все знать, потому что именно он подает документы и, как последнее звено, отвечает за результат.

Сотрудники отдела взаимозаменяемы: все знают работу друг друга, могут помочь. Когда я пришла, отделом руководил другой человек и никто не видел его работу. На мой взгляд, это неправильно.

Когда я стала руководить, то поменяла принцип работы. Мы перенесли всю документацию в сетевые папки, чтобы каждый из команды мог быстро получить доступ к документам которые делали в прошлом месяце и в прошлом году. Каждый сотрудник отдела может увидеть, чем занят другой.

Все зависит от людей: если хочешь получить реальный положительный результат, то вы должны работать как команда. Она работает быстрее, слаженнее, точнее. Но кроме этого, нужна отзывчивость работодателя, что есть в Selecty.

Это помогает быстрее работать. Не нужно спрашивать, кто чем занят. Я захожу в сетевую папку и вижу, на каком этапе дела. Если у кого-то из отдела случился форс мажор, то другой быстро подхватит.

Вся работа сохраняется: на следующий год, на другом ноутбуке. В облаке это неудобно, а тут мы ведем реестр, из которого можно провалиться в любой документ, в любого заказчика, любую процедуру.

И потом, когда руководитель просит отчет, я могу за 10 минут собрать точные цифры. Мне не нужно сидеть неделю, чтобы понять, что мы выиграли, в каком месяце, сколько всего. Сразу понятно, какой у тебя результат. Автоматизация рулит.

Мы подключили программу, в которой работаем вместе. И бухгалтерия, и отдел продаж, и тендеры заинтересованы в прозрачности. Они не спрашивают нас какие цены были год назад, вся информация доступна.

Постепенно. Нужно время и опыт. Когда я пришла, было много недопонимания.

Сделать робота, который будет за тебя торговаться, не сложно. На некоторых площадках есть роботы, которым задаешь предел падения цены для компании и он шагает до этого порога и останавливается. Но пока именно в торгах на этом все. Мы не пользуемся этим роботом, потому что по ходу торгов учитываем и другие вводные.

Также есть агрегатор, который собирает информацию о конкурсах со всех площадок. Но ему все равно нужно помогать понять, что именно отбирать. Например, конкурс может называться нерелевантно, а когда смотришь ближе, оказывается, нужны специалисты на аутсорс. Нужно постоянно подкручивать поиск: что-то добавлять, а что-то убирать, но все равно агрегатор экономит время.

Наверное, можно. Но кажется, это никому не выгодно. Если в торги придет искусственный интеллект, то будет совсем все по-честному: оптимальный выбор по заявленным критериям. Но нужно помнить, что критерии не всегда точны и не всегда их можно однозначно сформулировать.

В большинстве случаев — да, такие тендеры выделяются. Например, нужно подобрать специалиста, который родился 6 декабря.

Мне всегда казалось, что можно сделать идеальную заявку, которую никогда не отклонят, чтобы «комар носа не подточил». Но опытные специалисты со стороны заказчика, рассказывают, что всегда можно найти причину для отказа, даже если все идеально.

Бывает, что мошенники выманивают деньги. Мы привыкли к звонкам из «полиции» или «банка», но преступники действуют и в бизнес-сфере. Несколько раз нам приходили приглашения поучаствовать в тендере, якобы от крупной компании. По всем параметрам мы проходим, но требуется некий сертификат, наличие которого дает дополнительные баллы и сильно повышает шанс стать победителем. Сертификат стоит в районе 40−60 тыс рублей.

Далее начинается детектив: ранее мы никогда не сталкивались с данным сертификатом, что уже насторожило. Проверили информацию о заказчике, их сайт, искали контакты в ЕИС, имена лиц, ответственных за тендеры, и уточняли у них, реально ли полученное предложение участия в закупке. И ни разу не попались.

Надо быть собранным и быстро принимать решения, когда счет идет на минуты. Две минуты до подачи, полторы. А тебе нужно посмотреть документы, сообразить чего не хватает и все правильно сделать. Стрессоустойчивость и командность важны.

Наш коммерческий директор, Эдуард Долгалев, говорит: «Ты должна быть вертолетом». Т. е. смотреть на ситуацию с высоты. Когда-то я работала на уровне с девочками, мы делали работу поровну. Теперь я смотрю со стороны: кто зашивается, где ошибки, проверяю, подхватываю и стараюсь видеть картину целиком, а не только работу отдела.

Бывало, что торги шли неделю. Когда-то раньше их проводили нон-стоп, ночью, сутками. Ноутбуков не было, мы сидели в офисе за компьютером. Сидели день, ночь, следующий день. Конечно, можно было кинуть сразу несколько миллионов и все пошли бы по домам. Но хотелось же побольше денег заработать, поэтому ходили по чуть-чуть.

Сейчас правила меняются на уровне законов. Торги должны прерываться на ночь, в выходные. Когда много участников, большая сумма, все ходят по копеечкам торги тоже могут идти неделю, но уже в рабочие часы.

Под конец года торги шли 5 часов, не отходя ни на минуту от компа: несколько лотов, в каждом по несколько позиций, и по 5−7 участников. Иногда ходы приходилось делать один за одним, через несколько секунд. В такие периоды весь отдел «вылетает» из других процессов — все сосредоточены на торгах. В том числе и руководитель департамента и руководитель компании — всегда на связи.

Приятно набрать максимум баллов, доказать, что твоя компания — лучшая. Приятно, когда заказчик звонит и хвалит нашу заявку, говорит: «красиво собрано».

Мы же кидаем не просто кучу PDF-файлов, мы переименовываем каждый, а это тонны электронных документов. И когда заказчик это замечает, приятно. Обратная связь важна, и результат, конечно. Тендеры — это история, которая длится долго.

Бывает, что подался в июне, а ответ приходит в декабре. «Вы признаны победителем» — это круто, но эффекта «вау» уже нет.

Во-первых, я могу положиться на свою команду, это дорогого стоит. Во-вторых, выходные, семья, дача с елками, собака. Иногда после субботы и воскресенья за городом я чувствую себя так, как будто не была на работе месяц. 

Здорово, когда есть разнообразие, можно работать из дома и в офисе. Иногда, правда, в офисе приятнее и проще. Знакомиться с коллегами вживую.

Конечно, главный результат в тендерах — это выигрыши, деньги, которые мы принесли компании. Но важно и то, что мы постоянно растим количество тендеров, в которых участвуем. Когда я приходила, их было около 10 в месяц. Сейчас 30−40.

При этом раньше приходилось сидеть в офисе до 9−11 вечера. Сейчас этого нет. Я не считаю показателем время, которое сотрудник провел на работе. Если он постоянно задерживается — значит, неправильно планирует время. Теперь процессы выстроены, и мы можем делать больше, я кайфую. И могу уйти в 6 часов с работы. Это классно.

Почти каждый день, начинаются новые тендеры. Мы проводим всю работу: собираем заявки, готовим документы, площадки, смотрим оценки. Иногда делаем 8 дел сразу.

У нас всегда 5−10 разных задач, которые нужно делать параллельно. Поэтому не нужно стесняться конспектировать: на доске, в Битрикс, в блокноте, телеграм, где угодно. Иначе что-то обязательно упустишь.

Тендеры — точная наука. Заказчик получает только достоверную информацию: отчетность, актуальные уставные и кадровые документы, заключенные договоры. Это критически важно для партнерских отношений и для того, чтобы мы были добросовестной компанией.

Молодым, начинающим специалистам во многом проще — «глаз горит», энергия бьет через край. Кажется, что и 10, и 20 дел сделает одновременно. Но есть моменты, которые приходят с опытом, и мы передаем их молодому поколению. Это тоже приятно.

Да. Учить детей гораздо сложнее. Специалист — сложившаяся личность, он мотивирован. А ребенок задает бесконечные вопросы: «Почему надо знать английский? Почему надо ходить в школу?». Но специалисты тоже иногда спрашивают: «А почему я должна идти в Битрикс с договором»? Это моя личная боль.

Мне кажется, она срабатывает везде. Для тендерного отдела мотивация выиграть — это не мотивация. Мы обязаны выигрывать. Это наша работа, а не мотивация.

Мы не можем собирать заявки, чтобы проигрывать. Если человек кайфует в тендерах, он кайфует и остается. После декрета я думала, что ни за что, никогда, не вернусь в тендерный отдел. Пробовала поработать у бывшего начальника, в другой сфере, и грустила о том, как мне было хорошо в тендерах.

Да, это стресс, но есть план, к которому ты идешь. Остальных просто надо подстроить. Исключительно на тендерном отделе все никогда не выиграешь — это всего лишь один «вагончик», тот самый тендер из словаря Ожегова. Должна работать команда из всех отделов — всем составом, сцепленным с паровозом.